Épisode 7 : Excel importer/modifier


NOTE: These videos were prepared when the Census at School Project was managed by Statistics Canada. Most of the information is still relevant.


Duration: 12:14  min.
Description:

Vous apprendrez comment importer votre ensemble de données du Recensement à l'école et comment en faire l'édition pour pouvoir l'utiliser en classe.

To access the Rich-Text Format (RTF) version, use the document conversion features available in most word processing software, or use a file viewer capable of reading RTF.
Download Transcript:

Video Transcript

Bonjour, je suis Linda Lefebvre, analyste à Statistique Canada. J’ai déjà enseigné les mathématiques au secondaire au Québec et j’ai aussi donné des ateliers aux enseignants sur des ressources éducatives de Statistique Canada.

Cet épisode vous montrera comment importer votre ensemble de données du Recensement à l’école dans le tableur Microsoft Excel et comment en faire l’édition pour pouvoir l’utiliser en classe.

Il y a d’autres logiciels semblables à Excel, comme Open Office Calc, Star Office Calc, QuattroPro de Corel, et le tableur AppleWorks. La démarche dans ces autres logiciels est presque pareille à celle en Excel. De la même façon, les différentes versions de Microsoft Excel sont assez semblables mais vous pourriez voir de petites différences entre la vôtre et celle que j’utilise ici : Excel 2003. Avec un peu d’expérimentation, je suis certaine que vous allez trouver la séquence exacte, ou les commandes dans votre programme. Ce n’est pas trop difficile.

Dans cet épisode, je vous montre trois choses en Excel :

importer votre ensemble de données du Recensement à l’école
changer l’apparence du chiffrier, et
créer un sous-ensemble de données prêt à imprimer et à utiliser dans des activités pédagogiques.
Commençons par importer l’ensemble de données en Excel.

Première méthode d’importation : télécharger directement en Excel

Il y a trois méthodes. La première est de télécharger directement l’ensemble de données de votre classe de la page Résultats du site du Recensement à l’école. Allons-y maintenant.

Allez à www.recensementecole.ca. Dans la barre de gauche, choisissez Enseignants et au haut de la page, cliquez sur Entrée de l’enseignant. Utilisez votre courriel et le mot de passe que vous avez reçu du Recensement à l’école quand vous vous êtes inscrits comme enseignant.
Au bas de la page, trouvez la classe dont vous voulez télécharger les données et dans la colonne de droite cliquez sur Résultats.
Maintenant, choisissez : Visionnez ou télécharger les résultats en format Microsoft Excel. Vous aurez le choix d’ouvrir ou d’enregistrer. Cliquez Enregistrer et une boîte de sauvegarde apparaîtra.
Choisissez un répertoire auquel vos élèves ont accès, comme par exemple, un répertoire partagé de votre école.
Dans la fenêtre Type de fichiers, assurez-vous de choisir format Microsoft Excel plutôt que de laisser le type comme page Web. Cliquez sur Enregistrer. Vous avez maintenant enregistré des données avec lesquelles vos élèves pourront travailler.
C’est la méthode la plus simple mais ça ne marche pas toujours parce que parfois il y a des restrictions sur ce qu’on peut télécharger dans les écoles. Je vous propose donc une méthode 2 : importer les données en utilisant un URL. C’est une autre méthode que vous pouvez essayer.

Deuxième méthode d’importation : utiliser un URL

Commencez par allez à la page Résultats du Recensement à l’école, mais cette fois-ci, ne faites pas Télécharger mais cliquez sur Visionnez.
Pour cette méthode, on va avoir besoin de copier et de coller le URL de cette page Internet. Donc, surligner le URL en cliquant une fois dans la barre d’adresse. (Ça devrait surligner l’adresse au complet.) Puis, faites un « Contrôle C », c’est-à-dire tenez enfoncé le bouton « Contrôle » (Ctrl) et cliquez sur la lettre « C » en même temps. Vous venez de copier l’adresse.
Vous devez maintenant ouvrir Excel. Vous le trouverez probablement du menu démarrez, mais sinon, regardez dans vos fichiers de programmes ou demandez à votre spécialiste des technologies où le trouver.
Au haut du tableur, allez dans le menu Données. Dans le menu déroulant, choisissez Données externes (ou quelque chose de semblable, dépendant de votre version d’Excel).
Dans le nouveau menu, choisissez Nouvelle requête sur le Web. Collez l’adresse URL dans la barre d’adresse de cette nouvelle fenêtre en cliquant dans la barre d’adresse et en tenant la clé « contrôle » (Ctrl) et la lettre « V ». Puis cliquez sur OK.
Au bas de l’écran, cliquez sur Importer. À la question « Insérer les données dans », cliquez « Une feuille de calcul existante », puis OK. Ça peut prendre quelques secondes mais l’ensemble de données devrait apparaître bientôt en format de chiffrier, organisé en rangées et en colonnes.
Comme avant, vous devez enregistrer le fichier dans un répertoire auquel vos élèves ont accès. Dans le menu fichier, cliquez Enregistrer sous et puis choisissez un répertoire et sauvegardez-le en format Microsoft Excel. Bon. C’est la fin de la deuxième méthode pour importer des données.
Troisième méthode d’importation : importer un fichier CSV

Dans la troisième méthode, vous devez d’abord enregistrer votre fichier en format CSV (champs séparés par des virgules) avant de l’ouvrir en Excel. Cette méthode sera utile pour les données internationales du Recensement à l’école, alors c’est utile de la connaître.

Pour cette méthode, nous commençons de nouveau sur la page Résultats du Recensement à l’école. Cette fois-ci, cliquez sur : Télécharger les résultats en format CSV.
Dans la boîte de dialogue, choisissez Enregistrer. Puis dans la boîte de sauvegarde, choisissez le Bureau ou un autre répertoire. N’ouvrez pas le fichier puisqu’il n’est pas encore en format lisible. Nous devons maintenant l’ouvrir avec Excel. Si vous utilisez une version française de Excel, il faut procéder avec quelques étapes supplémentaires puisqu’Excel interprète les virgules du fichier CSV comme le délimiteur de la décimale. Il faut donc lui indiquer comment importer autrement.
Ouvrez Excel sur votre ordinateur. Au haut du tableur choisissez le menu Données. Descendez et choisissez Données externes, puis Importer des données.
Il faut maintenant trouver le fichier CSV que nous venons d’enregistrer. Dans la boîte Regarder dans :, choisissez le répertoire dans lequel vous venez d’enregistrer le fichier. Pour moi, c’était le bureau. Si vous ne pouvez pas voir le fichier au répertoire ou vous l’aviez mis, cliquez sur Types de fichier et choisissez Tous les fichiers. Cliquez sur le fichier CSV que vous avez sauvegardé plus tôt. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Ouvrir.
Maintenant il faut suivre les 3 étapes de l’Assistant Importation de texte. À l’étape 1 sur 3, en principe vous n’avez rien à changer. Vous devriez déjà avoir les bonnes valeurs par défaut, c’est-à-dire le Type de données d’origine devrait déjà être Délimité. Il faut donc cliquer sur Suivant. À l’étape 2 sur 3, il faut changer les Séparateurs de Tabulation à Virgule, puis cliquer sur Suivant. À l’étape 3 sur 3, vous pouvez choisir d’importer les données telles quelles en cliquant Terminer (ou définir avec plus de précision le format de chaque colonne, mais ça fonctionne habituellement quand même tel quel). Finalement, à la question, Insérer les données dans :, cliquez Une feuille de calcul existante, puis OK. L’ensemble de données de la classe devrait être ouvert.
Enfin, utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer ce fichier dans un répertoire auquel vos élèves ont accès, peut-être un répertoire partagé. Le fichier est maintenant prêt à être utilisé.
Une fois l’ensemble de données importé en Excel avec succès, vous pouvez l’adapter à vos besoins d’enseignement. Vous pouvez par exemple éliminer des colonnes ou des rangées de données qui contiennent des données sans importance. Voyons comment.

Modifier le tableur (chiffrier)

Ouvrez le fichier Excel que vous avez sauvegardé. Les chiffriers sont faits de petites boîtes qui contiennent des données. On appelle ces boîtes des cellules et celles-ci sont organisées en colonnes et en rangées, avec des lettres au haut de chaque colonne et des chiffres au début de chaque rangée. Chaque cellule est identifiée par sa colonne et sa rangée. Celle-ci est B6 et celle-là est E3.
Certaines colonnes contiennent de l’information qui n’est pas importante pour l’analyse des élèves, comme par exemple le Numéro ID de l’élève dans la colonne A. Pour enlever cette colonne, cliquez sur la lettre au haut de la colonne. Vous venez de sélectionner la colonne en entier. Puis, allez au menu Édition et cliquez sur Supprimer. J’enlève d’habitude aussi la colonne « province ». Puisque tous vos élèves vont à l’école dans la même province cette colonne n’est pas nécessaire. J’enlève aussi la dernière colonne, la date à laquelle ils ont rempli le questionnaire.
Quant aux rangées, cette version que nous avons importée en se servant de l’URL contient des rangées vides. Ces rangées vont causer des difficultés quand on voudra faire des diagrammes et il vaut mieux les éliminer. Cliquez sur le chiffre au début de la rangée, allez au menu Édition et cliquez sur Supprimer. Aussi, gardez l’oeil ouvert. Certaines rangées contiennent des informations identiques. Cela peut être un problème de système, ou un élève a soumis ses données deux fois. Enlevez celles-là aussi.
Si certaines colonnes sont trop minces pour montrer l’ensemble de l’information qu’elles contiennent, vous pouvez ajuster leur largeur en cliquant sur la cellule blanche en haut à gauche du chiffrier, entre la colonne A et la rangée 1. Ceci sélectionne le chiffrier en entier. Maintenant allez au menu Format, cliquez sur Colonnes et choisissez Ajustement automatique. Ces colonnes vont s’ajuster automatiquement. Bon! Ça a l’air mieux comme ça.
Pour certaines activités, j’aime créer un sous-ensemble du grand ensemble de données dans une autre feuille de travail. Cela peut être utile si je veux un plus petit ensemble de données à imprimer, ou simplement pour aider les étudiants à se concentrer lorsqu’ils explorent des concepts liés aux données.

Créer un sous-ensemble des données pour imprimer

Il faut d’abord créer un endroit pour la nouvelle feuille de calcul. En bas du chiffrier, vous verrez certains onglets. Le premier contient les données de la classe et il peut être renommé ainsi. Cliquez sur l’onglet Feuille 1, et puis cliquez du côté droit de votre souris et choisissez Renommer. Tapez “notre classe “. Des fois votre chiffrier aura plus d’un onglet, comme celui-ci. Si c’est le cas, cliquez sur Feuille 2 et voilà une feuille de calcul vide prête pour créer le sous-ensemble. Si vous n’avez pas de feuilles vides, allez au menu Insertion et cliquez sur Feuille et vous obtiendrez une feuille de calcul vide. Pour la placer après l’ensemble de votre classe, cliquez sur l’onglet et glissez-le à la bonne place.
Maintenant, choisissez les données que vous voulez copier dans cette nouvelle feuille de calcul. Disons qu’on commence par le sexe. Cliquez sur la lettre A pour choisir la colonne en entier, puis allez au menu Édition et Copier (ou utilisez « Contôle-C »). Cliquez sur l’onglet Feuille 2, cliquez dans la cellule A1 et puis Édition et Coller (ou utilisez « Contrôle-V »). Voila! Les données sont là!
Pour en copier plus, cliquez de nouveau sur l’onglet Notre classe, cliquez sur la colonne que vous voulez copier, et copiez-la dans la colonne B de la feuille 2. Continuez ainsi de suite jusqu’à ce que vous ayez créé le sous-ensemble que vous voulez. Renommez cet ensemble si vous voulez et sauvegardez-le. Vous pouvez imprimer cette page, ou simplement la laisser comme ça pour que vos élèves l’utilisent à leurs ordinateurs.
Voici juste une des multiples façons qu’un logiciel de tableur peut vous aider à explorer des données dans votre salle de classe.

This entry was posted in Tutoriels vidéo à l’intention des élèves, Tutoriels vidéo à l’intention des enseignants. Bookmark the permalink.